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浅谈档案管理在医院管理中的作用

来源:本站原创 作者:admin 日期:2016年1月4日 访问次数:

提要:档案管理作为医院管理的一部分,档案管理质量的好坏直接影响医院的发展。加强医院档案管理,可以促进医院科研发展,促进医疗质量,促进医疗设备质量,促进人才选拔和促进行风建设。档案管理为一所医院的发展提供多方面的服务保障,在医院管理中不可忽视档案管理工作。
关键词:档案管理;医院管理;医疗档案
    档案管理作为医院日常管理工作中的一部分,与医院的医疗、科研以及教学工作息息相关,随着电子档案和网络档案的发展,档案资源的整合利用也更加受到重视。档案管理一方面存储医务人员的个人信息以便于选拔人才,另一方面还积累有大量的病历档案,为医院的医疗、科研以及教学工作提供信息查询服务,与医院的经营管理密切相关[1]。
一、档案管理的重要性
    医院档案管理不仅为医务人员的工作带来极大便利,同时也会为医院的长久发展提供服务保障,在医院发展中占有十分重要的作用。 下面就医院档案管理中的五个类型分别展开讨论:
(一)病例档案
病历档案是医院特有的档案,也是医院档案非常重要的一部分,对专业性和技术性要求都很高,病历档案也是评价一所医院医疗水平和管理水平的主要指标之一。病历档案具有独特的特点,该类档案查询率高,实用性强,信息量大,详实准确地记录病人的身体状况和患病过程,直接影响医生的诊治判断,病历档案不仅是专职档案工作者的工作,也是医院一线医务人员的本职工作。因为其繁杂和时效性,在诊治的过程中就要收集整理,便于以后的   查询参考。传统的纸质档案伴随电子信息技术和互联网技术的发展也逐渐升级为数字化档案,检索速度更快,同时,随着新农合的普及和医疗保险覆盖范围的扩大,病历档案也会为医疗保险、公费医疗、医疗事故、行政执法、新农合、伤残索赔、疑难杂症的会诊转院等相关工作提供强大的服务。
    提高病历档案的管理水平会提高医院的医疗质量,一方面为医院人事工作提供决策建议,另一方面,广大医生可以通过总结交流病历信息提高业务水平,提高医疗质量和工作效率。
(二)人事档案
    任何一所医院的发展和建设,都离不开人才。不论是引进人才还是选拔人才,个人档案信息都是重要的参考依据。人事档案存储了员工的简历、品德和能力,不论是党内组织工作还是专业技术方面的人事选拔,都离不开人事档案。除此之外,在人力资源的优化配置,外出交流学习机会的安排以及医疗行政结构的分配中,人事档案也都发挥重要的作用。加强医院的人事档案管理可以促进干部和医保证人力资源管理的更加合理和公正,为医院和谐发展奠定基础。
(三)科技档案
    科学技术是第一生产力,科技在医院发展中占的比重越来越大。随着科技的发展,各种新型的医疗设备和医疗技术日新月异,为医学的发展提供了新的契机。不论是对于疑难杂症的交流学习,还是对于传统病症的诊治提高,都需要科技支撑。科技档案既包括国内外广大医务工作者的经验积累,又包括相关行业新技术的前沿探索。它山之石可以攻玉,收集最新科技信息,利用科技资源,可以促进医院科研水平。及时发现并发掘科技档案中的技术资源,可以借鉴用于临床实践,也可以成为科研立项或成果转化的依据。在科技兴院成为医务工作者共识的前提下,我们需要加强医院科技档案的管理,使之真正成为医院发展的智力支持而不是制约掣肘。有计划地订阅科技资料和定向收集国内外大医院的最新科研成果,并派出专人学习培训,带动医院整体医疗水平的提高。
(四)医疗设备档案
    医疗设备是医生诊治病患的重要辅助,尤其是重症病人和需要手术的病人,需要经过多种医疗器械的检测,以帮助医生得出最后结论,所以医疗设备的正常运转是保证医院正常经营的重要前提。医疗设备档案记录了有关医疗器械的各种数据,诸如维修维护时间、使用寿命、常见操作故障及排除方法、使用频率等信息,健全医疗设备档案,可以及时保养维修各种器械,避免耽误医疗时间,也能及时淘汰过期的医疗器械,提高医院的服务质量。设备档案的完善不仅可以促进医疗技术质量,而且可以延长医院固定资产的折旧时间。大型的医疗器械价格昂贵,如果得不到及时的保养维护,不仅会缩短使用寿命,而且维修费用也动辄以万元计,这些完全可以通过完善医疗设备档案得到解决。所以,设备档案的管理也是医院管理的关键点之一。
(五)医德医风档案
    医德医风,在当今社会也是备受关注的焦点。一所优秀的医院,首先是备受广大百姓信赖的医院,医生有着优秀的医德医风。医德医风档案既包括医务人员对自己本职工作履行的质量评价,更包括病人与家属对诊治医生的意见反馈。医德医风档案可以从思想上约束医务工作者的行为习惯,加强其积极负责的工作态度,而且还将舆论监督结合到具体个体的评价中,杜绝笼统的集体评价。德州市第二人民医院一直以来都重视医德医风建设,各个科室、各个部门之间共同参与,严格落实奖惩机制。每年都会评出优秀专家医生、优秀技术骨干、优秀护士长、各类先进工作者。这其中,医德医风是重点考核内容。医德医风建设搞得好,不仅可以大大改善紧张的医患关系,而且在员工之间也会形成和谐的工作环境,促进其他各项工作的开展。
二、当前档案管理工作存在的问题
(一)重视程度不够,多存在管理死角
   ? 医院档案内容繁杂,管理工作量大,而且由于其专业性和技术性,对档案的利用程度远高于普通档案。个别医院管理人员没有认识到档案管理的重要性,觉得档案管理工作属于边角地带,更加不会发挥档案资料中的信息促进医院的发展。在医院管理工作中,医院领导多注重抓经济工作和医疗技术工作,往往忽略档案管理工作和从事档案管理工作的员工。有的医院从几个不同的医院合并而来,来自不同单位的档案在很多年之后还没有整合到一起,成了管理的死角。有些医院没有专职的档案管理员,或者即使有专人负责,也经常被借调到其他部门。档案管理的业务水平低,设施不完善,信息得不到及时整理利用,这些在很多地方医院都属普遍现象[2]。
(二)职责不清,重复管理
    中华人民共和国《档案法》明确规定,一个单位的档案文件、资料的归档,统一归该单位的档案部门负责。在实际工作中,医院的病历档案都单独成立一个科室——业务档案室,其他档案归到另一个档案室——综合业务室负责。业务档案室由各科室负责,管理医院诊治过程中产生的各种医疗文书、诊治凭据以及影像。人事档案由人事科负责。这样,一个单位的档案会分成几部分,由不同的部门负责,很容易产生三不管地带或重复管理地带。
(三)管理员自身素质不高
    医院从事档案管理的员工,不具备专业化的档案管理知识,甚至其理论水平和文化水平都达不到作为一名合格档案管理员的基本要求。自身缺乏专业知识,又没有机会进行进修,以致完全跟不上信息化时代档案发展的要求,成为可有可无的边缘人。医院在培养人才或者招聘时,不能忽略档案管理人才的培养培训,在加强医务人才素质提高的同时也要注重档案管理员素质的提高,不能让档案管理成为医院发展的短板。
(四)基础设施缺乏,管理水平严重滞后
    有的医院不仅没能实现档案管理的现代化,甚至都没有专门的档案室。医院档案随同其他科室的资料一同存放,很容易破损或者丢失。基础设施的缺乏严重限制医院档案管理水平的提高,在很多医院的档案已经实现数字化管理的大背景下,还有一些医院仍然停留在传统的手工收集查阅阶段,这不仅降低了档案的利用效率,而且不利于同行之间开展技术交流和信息共享。
三、如何加强医院档案管理工作
(一)增强学习培训,提高管理人员素质
    首先要通过学习增强医院全体人员的档案管理意识,尤其是转变领导关于档案管理重要程度的意识,从大局上重视档案管理工作。医院要有计划地培养培训档案管理人员,通过各种培训、网络教育、继续教育等多种方式更新他们的知识结构,使得档案管理人员不至于固步自封,也可以通过与兄弟医院进行互换交流,互通有无,取长补短。档案管理人员不能局限于档案室文件的登记整理,要对本医院一线各科室当前业务有适当了解,这样才能更有针对性地研究如何进行档案管理,使档案资料能更好地服务于医院发展[3]。
(二)充分利用档案,发掘档案的价值
    很多单位之所以不重视档案建设,很大程度上是因为档案往往只在人员调动和干部升迁时才会有参考价值,其他时间都沉睡在档案室里,没有发挥其价值。只有充分利用档案,发掘出档案中存在的价值,才会使大家重视档案建设工作。所以,档案管理员要在科学管理的基础上,密切联系医院的实际工作,通过多种渠道和方式发掘档案信息,为医院的临床医疗、实践教学、科学研究进行服务,一方面提高档案的利用价值,另一方面也促进医院各项工作的开展。
(三)健全制度,职责明确
    首先对档案管理中存在的死角和边角问题进行整理和清除,对于各类档案进行明确的分类归档,用现代档案管理体系建立完备的档案管理制度,明确责任人。随着档案管理人员素质的提高和档案利用率的提高,可以采用计算机软件系统对档案进行综合管理,针对医院内外的员工和医院内部不用科室设置不同的权限,通过网络就可以访问特定的档案资料,查询需要的信息,一方面方便了医生和病人,也把档案建设的发展与医院系协同发展捆绑在一起,使大家空前重视档案资料的建设。
(四)加强对档案管理工作的基础设施建设
    巧妇难为无米之炊,提高档案管理水平,必须要加大对其基础设施的资金投入。不仅现代化设备和档案室的建设需要资金,实现档案管理的网络化,也需要一定的资金维护系统正常运转。从硬件和软件建设上高配档案管理,才能最大化发挥档案资料的作用。现代社会,计算机普及到办公和家庭生活的方方面面,利用计算机存储医院各种综合档案和业务档案,既便于查询又有利于提高对外交流的效率,医院应该加强在档案信息化管理上的投入,尽快实现档案管理的自动化、现代化、科学化。
参考文献:
[1] 苏艳梅.浅谈档案管理在医院管理中的重要地位与作用[J].临床医药实践.2010,(02):106-108.
[2] 林婕,鄢文芳.新时期医院综合档案室信息资源的开发和利用[J].中国现代医生.2007,(15):137-138.

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